گروه های تماس در ویپ

    گاهی اوقات اتفاق می افتد که می خواهیم هر بخش از سازمان و کسب و کار خود را به دست گروهی خاص از پرسنل بسپاریم ، به عنوان مثال بخش فروش ، پشتیبانی و یا فنی خود را به وسیله عده ای خاص از پرسنل هدایت کنیم . این افراد باید به تماس های مربوط به وظیفه خود پاسخگو باشند ‌. اما چگونه می توانیم این کار را انجام دهیم ؟

    در سیستم تلفنی ویپ شما می توانید با تعریف گروه تماس ( Ring Group ) با نام خاص ( مثال : فروش ، پشتیبانی …) و اضافه کردن شماره داخلی هر یک از پرسنل در آن گروه، این فرمان را به سیستم بدهیم که اگر کسی داخلی مربوط به گروه فروش را گرفت همه آن افراد هم زمان توانایی پاسخ به مشتری را داشته باشند . شما با این کار از اتلاف وقت مشتری جلوگیری می کنید که مطمئنا باعث جلب رضایت بیشتر وی خواهد شد ‌.

    گروه های تماس دارای یک گزینه قابل تنظیمِ مهم به نام استراتژی تماس هستند که می توانید در حالتهای مختلف به سیستم دستور نحوه برقراری تماس با داخلی ها را بدهید. در ادامه برخی از این استراتژی ها را بررسی میکنیم ،

همه با هم : در این حالت تمام داخلی هایی که در گروه اضافه شده اند با هم زنگ می خورند و هر کس که زودتر پاسخگو بود تماس بقیه قطع می گردد.

یکی یکی : در این حالت به ترتیبی که داخلی ها را در گروه اضافه کردیم هر کدام به مدت ۲۰ ثانیه ( قابل تنظیم ) زنگ می خورند و اگر پاسخگو نبود داخلی بعدی به همان مدت زمان زنگ می خورد و الی آخر . در به کارگیری این استراتژی باید دقت داشت که مشتری بیش از اندازه معطل نشود.

به صورت تصادفی : در این حالت سیستم به صورت تصادفی در مدت زمان مشخصی که ما برای سیستم تعریف کردیم اقدام به تماس با داخلی می کند و اگر پاسخگو نبود باز هم صورت تصادفی سراغ داخلی بعدی می رود .

ترتیب حافظه : در این حالت اولین داخلی به ترتیب قرار گرفتن در گروه تماس زنگ می خورد ، اگر پاسخگو نبود مجددا اولین داخلی و دومین داخلی با هم زنگ می خورند و مجددا اگر پاسخگو نبودند سومین داخلی به همراه اولین و دومین شروع به زنگ خوردن می کنند و الی آخر .

    امکانات سیستم تلفن ویپ با هدف بهبود برقراری ارتباطِ کسب و کارها با مشتریان خود در نظر گرفته شده است . بسیاری از این امکانات در تلفن های سانترال سنتی دیده نشده است و اگر هم دیده شده باشد با فروش لایسنس و هزینه ای بالا باید به آن دست یافت.